Una inmobiliaria trata datos de compradores, vendedores, inquilinos, propietarios y personas que visitan un inmueble: DNI, contactos, preferencias, nóminas o solvencia en alquiler, documentación contractual y, a menudo, videovigilancia en oficina.
Sois responsables de esos tratamientos. Portales, CRM, fotógrafos, gestores, administradores de fincas o herramientas de IA son encargados cuando tratan datos por vuestra cuenta.
En RNOVA Security ordenamos el RGPD y la LOPDGDD en captación, visitas, contratos y marketing, y alineamos el rol si también administráis comunidades.
Captación, CRM y portales
El lead llega por web, portal, llamada o WhatsApp. Hay que informar en origen, saber cuánto se conserva un interesado que no cierra, y no mezclar finalidades (venta, alquiler, newsletter).
- Textos en web, portales y formularios.
- Base legal de captación, seguimiento comercial y envíos.
- Quién accede al CRM (agentes, administración, colaboradores).
- Encargo con el portal o el software de gestión.
Visitas, DNI y documentación de la operación
Agendas de visitas, copias de DNI, contratos de arras o de alquiler y datos de solvencia son tratamientos de alto impacto. Pedir «toda la carpeta» no siempre está justificado: minimización y plazos claros.
Definimos qué se puede pedir en cada fase, cómo se comparte con la otra parte o con el notario, y qué se destruye o se bloquea al cerrar o al caer la operación.
Videovigilancia y oficina
Cámaras en recepción o escaparate: cartelería, finalidad de seguridad, quién ve las imágenes y plazos. No sustituyen al control de carpetas y del CRM.
Inteligencia artificial en inmobiliarias
La IA se usa para cualificar leads, redactar anuncios, transcribir visitas o atender el chat. El riesgo es enviar listados de clientes, DNI o notas de solvencia a un proveedor sin contrato ni minimización.
Revisamos qué se introduce, el proveedor, transferencias, avisos y, cuando aplique, el Reglamento europeo de IA.
Riesgos habituales
- Bases de portales o Excel circulando entre agentes sin control.
- Copias de DNI guardadas «por si acaso» años después.
- WhatsApp de visitas con teléfonos de varios interesados.
- Publicar fotos del interior con datos o personas identificables sin criterio.
- IA de anuncios o chat con datos reales de clientes.
- Mezclar datos de la inmobiliaria con los de comunidades que administráis.
Qué entregamos
- Registro de actividades e información a clientes y empleados.
- Cláusulas y bases legales de captación, visitas y contratos.
- Encargos con CRM, portales, fotógrafos y otros proveedores.
- Criterios de conservación y de copias de documentación.
- Videovigilancia de oficina, si existe.
- Alineación con administración de fincas cuando combináis actividades.
- Revisión de IA y marketing.
Preguntas frecuentes
¿Podemos guardar el DNI de todos los que visitan?
Solo si es necesario para esa fase y con plazo. No un archivo indefinido de copias «por seguridad».
¿El portal es encargado?
Si trata datos de vuestros clientes por vuestra cuenta, hay que revisar el contrato y las condiciones. No todos los portales se comportan igual.
¿Y si también somos administradores de fincas?
Hay que separar roles: inmobiliaria y comunidades. Os enlazamos con el criterio de fincas y comunidades.
¿Podemos usar IA para escribir anuncios?
Sí, sin volcar datos identificables de propietarios o inquilinos. Proveedor y minimización, como en IA y cumplimiento.
¿Hace falta consentimiento para llamar a un lead?
Depende de cómo llegó y de qué se le informó. Lo dejamos mapeado por canal (web, portal, referido).
Protección de datos pensada para la operativa real de una inmobiliaria.