La administración de fincas concentra datos de propietarios, proveedores, incidencias, juntas y, con frecuencia, videovigilancia. Sois encargados o responsables según el caso: hay que dejarlo claro y documentado.
Te ayudamos con RGPD, cartelería y contratos de cámaras, gestión documental y, si usáis IA en atención o actas, con el mapa de datos y los avisos a las personas.
Es uno de los sectores donde más trabajamos: medidas que el despacho puede mantener entre visitas, renovaciones y cambio de proveedores. Más de 3.000 clientes y +20 años de trayectoria respaldan el mismo criterio práctico que aplicamos en comunidades de propietarios.
Riesgos del despacho de fincas
El volumen de comunidades multiplica errores: contratos de encargado desactualizados, cámaras de varias fincas sin inventario, buzones compartidos, envío de actas con datos de más, o IA de atención sin aviso. El riesgo no es solo una sanción: es perder tiempo en cada renovación o cambio de proveedor porque la documentación no viaja con el despacho.
Qué entregamos
- Mapa de roles (responsable / encargado) del despacho y de las comunidades que administráis.
- Registro de actividades y contratos de encargo con comunidades, instaladores, centrales y plataformas de gestión.
- Inventario y cartelería de videovigilancia por finca, con criterios de acceso y conservación.
- Cláusulas, modelos de información y protocolo ante derechos de vecinos, proveedores o empleados.
- Criterios para actas, listados, WhatsApp/apps de comunidad y envío de documentación sin datos de más.
- Si usáis IA en atención o actas: mapa de datos, avisos y revisión de proveedor (IA y cumplimiento).
Preguntas frecuentes
¿Somos responsables o encargados respecto de cada comunidad?
Depende del tratamiento. En la gestión ordinaria de la comunidad soléis actuar como encargados; en datos propios del despacho (empleados, marketing, CRM) sois responsables. Lo dejamos mapeado comunidad a comunidad cuando hace falta.
¿Qué hacemos con la videovigilancia de varias fincas?
Inventario por comunidad, cartelería, contratos con instaladores o centrales, y criterios de acceso y conservación. Evitamos mezclar grabaciones o usuarios entre fincas sin control.
¿Podemos usar IA para atender llamadas o redactar actas?
Sí, con mapa de datos, aviso a la persona y proveedor revisado. Te orientamos en IA y cumplimiento para que no quede fuera del RGPD del despacho.
¿Hay que firmar contrato con cada comunidad?
En la práctica, sí conviene dejar documentado el encargo (y renovarlo al cambiar de administrador o de proveedor). Evita discusiones cuando hay una reclamación o un cambio de junta.
¿Sirve la misma carpeta RGPD para todas las fincas?
Hay un marco común del despacho, pero videovigilancia, plataformas y proveedores suelen variar por comunidad. Trabajamos con plantillas reutilizables y excepciones claras, no con 200 carpetas muertas.
¿También ayudáis a la propia comunidad de propietarios?
Sí. Si el encargo viene de la comunidad o de la junta, mira nuestra página de comunidades de propietarios; el criterio es el mismo, con el foco en responsable y canales.