Una empresa de limpieza trata datos de su plantilla, de los clientes (comunidades, oficinas, domicilios, hoteles) y, a menudo, de las personas que viven o trabajan en esos recintos. Altas rápidas, sustituciones, fichaje por cliente, llaves y partes de incidencia son el día a día.
Sois responsables de los datos de vuestra plantilla y, encargados cuando tratáis datos por cuenta del cliente. Ver documentos de forma incidental al limpiar no os convierte automáticamente en encargados. Hay que dejarlo claro: no basta con «el cliente nos dijo que hiciéramos fotos».
En RNOVA Security ordenamos RGPD y LOPDGDD para que el servicio en el recinto ajeno no se convierta en un tratamiento improvisado.
Plantilla, fichaje y centros del cliente
Múltiples fichajes al día, geovalla por cliente y alta de sustitutas concentran datos laborales y de localización. Hay que informar, limitar el GPS a la jornada y al servicio, y no mezclar en un mismo Excel DNI, cuentas bancarias y direcciones de todos los clientes.
Revisamos cuadrantes, apps de fichaje, acceso de mandos intermedios y conservación de partes.
Llaves, domicilios y fotos
Entrar en un domicilio o en una comunidad implica ver documentos, pantallas, menores o cámaras ajenas. Las fotos de «antes y después» o de una incidencia no deben viajar por WhatsApp personal ni quedarse en el móvil del operario sin criterio.
Definimos qué puede documentarse, cómo se envía al cliente, cuánto se conserva y qué no debe fotografiarse (documentos, pantallas, personas).
Inteligencia artificial
IA para partes, planificación de rutas o atención al cliente. El riesgo es volcar nombres de vecinos, direcciones o fotos de interiores en un chatbot. Revisamos proveedor, minimización y avisos.
Riesgos habituales
- Fotos de casas o despachos en grupos de WhatsApp.
- GPS activo fuera de servicio o sin informar.
- Listados de llaves y códigos sin control de acceso.
- Contrato con el cliente que no dice quién es responsable de las imágenes.
- App de fichaje o de partes sin encargo.
- IA de informes con datos de vecinos o empleados del cliente.
Qué entregamos
- Mapa de roles con cada tipo de cliente (comunidad, empresa, domicilio).
- Registro, información a plantilla y criterios de GPS/fichaje.
- Reglas para fotos, llaves y canales (WhatsApp, app, correo).
- Contratos de encargo cuando procedan y compromisos de confidencialidad para accesos incidentales.
- Protocolo ante incidentes (móvil perdido, foto enviada por error).
- Revisión de IA.
Preguntas frecuentes
¿Podemos fotografiar el servicio para el parte?
Sí, si es necesario, sin personas ni documentos, con canal de empresa y plazo de conservación. No el rollo de WhatsApp personal.
¿El fichaje GPS en casa del cliente es legal?
Puede serlo para acreditar presencia, con información y minimización. No un seguimiento continuo del trabajador.
¿Somos encargados de la comunidad o de la oficina?
Solo si el servicio incluye tratar datos personales por cuenta del cliente. El acceso incidental a documentos al limpiar no constituye por sí mismo un encargo; sí requiere confidencialidad y medidas para evitar accesos innecesarios. Analizamos las tareas reales antes de definir el contrato.
¿IA para redactar partes?
Sí, sin pegar direcciones, nombres de vecinos ni fotos identificables en una herramienta genérica.
Protección de datos pensada para el servicio en el recinto del cliente.