Una imprenta trata archivos del cliente que a menudo contienen datos personales: revistas con socios, mailings, carnés, cartelería con fotos, nominas o listados de una comunidad. Taller, diseño, plazos y turnos de producción conviven con esos ficheros.
Sois responsables de vuestra plantilla y, respecto de los trabajos, casi siempre encargados del cliente. El contrato (aunque sea un pedido breve) debe cubrir confidencialidad, subencargos, seguridad y qué se destruye al terminar.
En RNOVA Security ordenamos RGPD y LOPDGDD para preimpresión, taller y archivo digital.
Archivos de cliente y destrucción
FTP, WeTransfer, WhatsApp o el servidor interno: hay que saber dónde está el PDF con DNI o con direcciones, quién accede y cuándo se borra. Las pruebas de color y los restos de tirada no se tiran a un contenedor legible.
Taller, cámaras y turnos
Videovigilancia de producción, con cartelería. Fichaje: PIN o tarjeta mejor que huella si no hay necesidad. El diseño en teletrabajo no debe dejar bases del cliente en un disco personal.
Inteligencia artificial
IA para imposición, retoque o atención. Riesgo de subir un mailing nominativo a un modelo online. Proveedor y minimización.
Riesgos habituales
- Mailings o carnés en un WeTransfer sin control.
- Sin contrato de encargo con el cliente.
- Restos de tirada con datos legibles.
- WhatsApp con PDFs de DNI o de nóminas.
- IA de retoque con fotos identificables de terceros.
Qué entregamos
- Plantilla de encargo y cláusulas de pedido.
- Registro propio y criterios de archivo/destrucción.
- Información a plantilla, cámaras y canales.
- Contratos con software, hosting y destrucción confidencial.
- Revisión de IA.
Preguntas frecuentes
¿Somos encargados si imprimimos un mailing?
Sí, si el cliente os da el listado o el arte con datos. Instrucciones y seguridad por escrito.
¿Podemos guardar el PDF «por si hay reimpresión»?
Solo el tiempo pactado y con seguridad. No un archivo eterno.
¿WeTransfer vale?
Hay que ver el proveedor, el plazo y si hay alternativa más cerrada. Lo dejamos documentado.
¿IA para retocar retratos?
Sí, con proveedor que no entrene con esas fotos, o con otro flujo. Ver también marketing.
Protección de datos pensada para preimpresión y taller.