Una imprenta trata archivos del cliente que a menudo contienen datos personales: revistas con socios, mailings, carnés, cartelería con fotos, nóminas o listados de una comunidad. Taller, diseño, plazos y turnos de producción conviven con esos ficheros.
Sois responsables de vuestra plantilla y, encargados cuando el trabajo implica tratar datos personales por cuenta del cliente y bajo sus instrucciones. El contrato (aunque sea un pedido breve) debe cubrir confidencialidad, subencargos, seguridad y qué se destruye al terminar.
En RNOVA Security ordenamos RGPD y LOPDGDD para preimpresión, taller y archivo digital.
Archivos de cliente y destrucción
FTP, WeTransfer, WhatsApp o el servidor interno: hay que saber dónde está el PDF con DNI o con direcciones, quién accede y cuándo se borra. Las pruebas de color y los restos de tirada no se tiran a un contenedor legible.
Taller, cámaras y turnos
Videovigilancia de producción, con cartelería. Fichaje: PIN o tarjeta mejor que huella si no hay necesidad. El diseño en teletrabajo no debe dejar bases del cliente en un disco personal.
Inteligencia artificial
IA para imposición, retoque o atención. Riesgo de subir un mailing nominativo a un modelo online. Proveedor y minimización.
Riesgos habituales
- Mailings o carnés en un WeTransfer sin control.
- Sin contrato de encargo con el cliente.
- Restos de tirada con datos legibles.
- WhatsApp con PDFs de DNI o de nóminas.
- IA de retoque con fotos identificables de terceros.
Qué entregamos
- Plantilla de encargo y cláusulas de pedido.
- Registro propio y criterios de archivo/destrucción.
- Información a plantilla, cámaras y canales.
- Contratos con software, hosting y destrucción confidencial.
- Revisión de IA.
Preguntas frecuentes
¿Somos encargados si imprimimos un mailing?
Sí, si el cliente os da el listado o el arte con datos. Instrucciones y seguridad por escrito.
¿Podemos guardar el PDF «por si hay reimpresión»?
Solo el tiempo pactado y con seguridad. No un archivo eterno.
¿WeTransfer vale?
Hay que ver el proveedor, el plazo y si hay alternativa más cerrada. Lo dejamos documentado.
¿IA para retocar retratos?
Sí, con proveedor que no entrene con esas fotos, o con otro flujo. Ver también marketing.
Protección de datos pensada para preimpresión y taller.